Was macht ein:e Personalsachbearbeiter:in?
Personalsachbearbeiter:innen sind in mittelständigen und großen Unternehmungen, Steuerberatungskanzleien sowie öffentlichen Institutionen für sämtliche administrative Aufgaben im Bereich der Personalplanung und -verwaltung zuständig. Sie agieren meist als unterstützende Assistenz der jeweiligen Abteilungsleiter (Personalmanager:in / HR Manager:in) und kümmern sich um die verwaltungstechnischen Tätigkeiten.
Berufsbild Personalsachbearbeiter:in
Das Personalmanagement gliedert sich in zwei Teilbereiche, nämlich in das Personalwesen (Entwicklung, Förderung, Wissensmanagement und Coaching bestehender Mitarbeiter:innen) sowie in die Personalwirtschaft (Personalplanung, Recruiting neuer Mitarbeiter:innen und Kontrolle anfälliger Personalkosten). Je nach Branche und Unternehmensstruktur variieren die Aufgaben von Personalsachbearbeiter:innen.
Zu den klassischen Aufgaben zählen das Führen von Personalakten und Lohnkonten, die Abrechnung von Löhnen und Gehälter der Mitarbeiter:innen sowie das Anmelden von neuem Personal bei den jeweilig zuständigen Krankenkassen. Teilweise zählt auch die Organisation von Probezeiten mit den verantwortlichen Vorgesetzten der jeweiligen Abteilung sowie die allgemeine Unternehmenseinführung zum Verantwortungsbereich von Personalsachbearbeiter:innen. Dementsprechend wissen die Mitarbeiter:innen einer Personalabteilung bestens über die Entstehungsgeschichte und Meilensteine ihrer Arbeitgeber Bescheid und beherrschen die Kommunikationstaktik, diese Informationen auch einprägsam an die Neulinge weiterzugeben.
Darüber hinaus führen sie Stunden,- Urlaubs-, Krankenstands- und Überstundenlisten sowie managen diese, damit weder Überstunden noch ungebrauchter Urlaub die Rahmenbedingungen übersteigen. Kleine Unternehmungen haben meist keine eigene Personalabteilung, da sie Buchhaltung und Lohnverrechnung meistens an externe Steuerberatungen vergeben.
Personalsachbearbeiter:innen benötigen sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse, einen Sinn für Zahlen, eine genaue Arbeitsweise, ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie psychologisches Grundwissen, um auch bei zwischenmenschlichen Herausforderungen lösungsorientiert einschreiten zu können.
Die Aufgaben von Personalsachbearbeiter:innen
- Mitwirken im Bewerbungsprozess (Koordination von Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Führen und/oder protokollieren von Bewerbungsgesprächen)
- E-Mail Verkehr und Koordination von Bewerbungsunterlagen mit Einhaltung der DSGVO-Richtlinien
- Unternehmensführung, Einführung neuer Mitarbeiter:innen und Planung der Probezeiten
- Personal-Stammdaten verwalten
- Arbeitsverträge und Dienstzeugnisse erstellen
- Mitarbeiterveranstaltungen organisieren
- Mitarbeiterinformationen verfassen
- Interne Konflikt-, Mitarbeiter:innen-, und Motivationsgespräche
- Konzeptionierung eines Entwicklungsplan (Weiterbildungsangebote, interner/Externer Schulungsplan, Potenzialförderung, Zielvereinbarungen)
- Allgemeine Förderung der Mitarbeiter:innen Bindung und langfristigen Zufriedenheit
Die Ausbildung, Berufsaussichten und Karrierechancen
Der Beruf Personalsachbearbeiter:in setzt heute meist einen Lehrgang mit Abschlussprüfung in Lohn- und Gehaltsverrechnung voraus. Diese Kurse werden angeboten über die Wirtschaftskammer. Ein Abschluss einer höheren, kaufmännischen Schule sowie vertiefende Fertigkeiten in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre und Rechnungswesen sind natürlich vorteilhaft. Wesentlich sind für den Beruf des Personalreferenten grundlegende Kenntnisse im Bereich des Arbeitsrechtes. Da Personalreferent:innen mit unterschiedlichsten Charakteren und auch interkulturelle Verschiedenheiten konfrontiert werden, benötigen sie eine besondere Empathie im Umgang mit Menschen. Dem zu Folge ist eine psychologische Ausbildung und Erfahrungswerte von wesentlichen Vorteil für die Ausübung dieses Jobs.
Die Berufsaussichten sind stabil, da Personalsachbearbeiter:innen branchenunabhängig eingesetzt werden können. Durch Aus- und Weiterbildungen kann zudem fundiertes Wissen erreicht und damit die Aufstiegschancen erhöht werden.
