Was macht eine Assistenz der Geschäftsführung?
In der Tat ein angesehener Beruf – die Assistenz der Geschäftsführung - denn als rechte Hand des Chefs bekommst man so manche Prozesse und Projekte zu Gehör, die andere Arbeitskolleg*innen erst nach Monaten erfahren. Diese Sitzungen können dementsprechend spannend ausfallen, jedoch unterliegt die Assistenz der Geschäftsführung sämtlicher Schweigepflichten sensibler Diskussionsthemen. Die Verantwortung liegt darin, dem Unternehmensleiter den Arbeitsalltag möglichst effizient zu gestalten. Daher koordinieren die Mitarbeiter:innen Meetings und bereiten diese vor, halten den Terminkalender des Vorgesetzten stets im Auge und nehmen seine Gespräche vertretend entgegen.
Berufsbild Assistenz der Geschäftsführung
Die Voraussetzung zur Ausübung des Berufs Assistenz der Geschäftsführung liegt klar darin, gut organisieren zu können und ein wahres Administrationstalent zu sein. Stressige Situationen sollten diese Persönlichkeiten lange nicht aus der Ruhe bringen, denn es wird nicht selten verlangt, mehrere Projekte gleichzeitig abzuarbeiten. Durch eine kaufmännische Ausbildung sind die Angestellten jedoch bestens auf diese Herausforderung vorberietet und müssen nur mehr den organisatorischen Persönlichkeitsfaktoren entsprechend. Trotzdem haben auch Quereinsteiger mit vergleichbarer Berufserfahrung die Chance, einen Job als Assistenz der Geschäftsleitung zu ergattern.
Loyalität und Verlässlichkeit werden in diesem Job GROSS GESCHRIEBEN! Ebenfalls die Kommunikationsfähigkeit und die Kunst des Ausdrucks sollte vollständig und auf eine angemessene Art und Weise beherrscht werden, denn immerhin repräsentiert die Assistenz die Geschäftsleitung und das Unternehmen bei vielen Kundengesprächen. Außerdem können in Sache Fremdsprachen kaum zu viele Kompetenzen vorgewiesen werden. Je mehr, desto besser!
Die Aufgaben von einer Assistenz der Geschäftsführung
- Organisation und Vorbereitung von Geschäftsmeetings mit Anschaffung aller erforderlichen Dokumente und Informationen
- Vorbereitung und Erstellen von Präsentationen nach Angaben des Vorgesetzten
- Protokollierung von Besprechungen mit der anschließenden Vernetzung an alle Teilnehmer und betroffenen Personen
- Verwaltung streng vertraulicher Daten und Akten des Geschäftsführers
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen des Vorgesetzten
- Vollständige oder mitwirkende Organisation von Unternehmensveranstaltungen
- Teilweise Koordination von Mitarbeitergeschenken
- Anfallende Projektarbeiten in enger Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen
- Direkter Kontakt mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartner
- Interner und externer Kommunikationsfluss
Die Ausbildung, Berufsaussichten und Karrierechancen
Um den Beruf Assistenz der Geschäftsführung erfolgreich ausüben zu können, genügt meist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit 3-5 Jahren Berufserfahrung. Wie bereits erwähnt, ergreifen viele tüchtige Quereinsteiger die Karrierechance und agieren tatkräftig in dieser Position, um dem Geschäftsleiter den Arbeitsalltag ein wenig zu erleichtern. Ebenfalls im Unternehmen bewehrte Mitarbeiter:innen werden nicht selten mit derartigen Beförderungsangeboten zur Assistenz der Unternehmensleitung „gekürt“.
Absolventen eines betriebswirtschaftlichen Studiums nutzen gerne die Möglichkeit, als Assistenz der Geschäftsführung begleitend oder vorübergehend in die Welt der praxisnahmen Betriebswirtschaft einzutauchen.
