Was macht ein:e Eventmanager:in?
Grundsätzlich ist festzuhalten, dass Eventmanager:innen für die Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art zuständig sind.
Berufsbild Eventmanager:in
Sie planen und organisieren Groß- und Kleinveranstaltungen im Sport-, Kultur- und Unterhaltungsbereich (Festivals, Konzerte, Konferenzen, Tagungen, Messen, Jubiläen, Marketing-, PR- und Verkaufsveranstaltungen, usw.). Neben der Organisation agieren die verantwortlichen Mitarbeiter:innen meist auch während der Veranstaltung als leitende Funktion und Ansprechpartner für allfällige Fragen. Eventmanager:innen stellen alle geplanten Abläufe sicher, koordinieren externe Dienstleister (Cateringservice, Barservice, Security, Lichttechnik, Showeinlagen, usw.) und setzen alle Mitbeteiligten über deren Aufgaben in Kenntnis.
Neben den Planungskonzepten kümmern sich die Eventmanager:innen ebenfalls um die Angebots- und Abrechnungsorganisation. Für die erfolgsversprechende und interessante Presse- sowie Marketing- und Medienmitteilungen arbeiten die Verantwortlichen eng mit der Marketingabteilung (Marketingassistenz & Marketingleitung) zusammen.
Die Aufgaben von Eventmanager:innen
- Gestalten und Konzipieren von Programmen auf Veranstaltungen (meist Jahresplanung)
- Erstellen und sicherstellen von Arbeits- und Ablaufpläne aller Beteiligten
- Einholen von Angeboten (technische Ausstattung, Licht, Musik, Video, Räumlichkeiten, Video, Bühne, etc.)
- Buchen von Catering- und Security-Diensten mit entsprechender Absprache über Ablaufpläne und Anregungen, Wünsche und Besonderheiten
- Kalkulation von Kosten und Überwachung der vorgesehenen Budgets
- Organisation von Presse und Werbearbeit
- Konzeptionierung und Gestaltung von Informationen, Broschüren und Einladungen (je nach Unternehmensgröße übernehmen die grafische Umsetzung firmeninterne Grafikdesigner:innen)
- Zusammenarbeit mit Werbeagenturen für die Schaltung von Werbespots und Inseraten
- Vertragsverhandlungen mit Künstler:innen, Musikbands und Vortragenden
- Troubleshooting: Während der Veranstaltung überwachen und koordinieren Eventmanager:innen den Ablauf und greifen ein, wenn es
- Probleme gibt. Eine hohe Flexibilität und schnelle Lösungsfinden sind essenziell für einen reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung!
- Nach Ablauf des Events rechnen Eventmanager:innen die Kosten ab und kontrollieren das Budget
- Erstellen von Erfolgsstatistiken mit Vergleichssetzung der Vorveranstaltungen
Die Ausbildung, Berufsaussichten und Karrierechancen
Die Universitäten und Fachhochschulen bieten wirtschaftsorientierte Studienrichtungen wie z.B. Betriebswirtschaft mit entsprechenden Schwerpunkten an. Darüber hinaus steht ein spezifisches Bachelor-Studium „Eventmanagement“ zur Verfügung. Beispiele für Studiengangsbezeichnungen: Sport-, Kultur- und Veranstaltungsmanagement (beispielsweise bei der FH Kufstein), Tourismusmanagement und Freizeitwirtschaft (beispielsweise bei der FH Innsbruck).
Grundsätzlich ist jedoch festzuhalten, dass die Basis für ein erfolgreiches Eventmanagement ein gesunder Hausverstand, die Fähigkeit über komplexe Angelegenheiten die Übersicht zu bewahren und ein außerordentliches Organisationstalent sind.
